Secretária adjunta de direção lisbon

Descrição da Empresa

A Global Partner HRS é especialista em desenvolvimento de perfis de Functional Expert, Middle e Top Management, aliando a metodologia do Executive Search (pesquisa direta de mercado) ao Recrutamento Especializado.

A nossa metodologia assenta na rapidez de resposta, qualidade de serviço e soluções ajustadas às reais necessidades dos nossos clientes ( Tailor-Made ), promovendo o acompanhamento constante (clientes e candidatos) e a relação de estreita parceria.

Os 20 anos de experiência no setor traduzem a confiança dos nossos parceiros na execução de processos estratégicos e de elevada complexidade.

-hrs.pt 

Detalhe da Função

Secretária-Adjunta Direção (m/f)

Lisboa, Portugal

Com mais de 20 anos de experiência em consultoria de recursos humanos, a Global Partner HR Solutions concilia a experiência em serviços de recrutamento e research especializado com o desenvolvimento e implementação de projetos transversais de Outplacement e Career Management.

Actualmente, a Global Partner HR Solutions posiciona-se como uma das consultoras com mais know-how na resposta e desenvolvimento de projetos de recursos humanos para o mercado nacional.

Enquadrado com um desses projetos pretendemos selecionar para um dos nossos clientes na área do ensino e formação, uma Secretária-Adjunta Direção.

As principais funções serão as de secretariar a equipa de Administração e ainda prestar apoio administrativo nos diversos processos desenvolvidos e tratados na área;

RESPONSABILIDADES:

Responsável pela marcação de reuniões, preparação das mesmas, elaboração dos dossiers e da documentação de apoio para as reuniões Responsável pela gestão de agendas dos membros da equipa; Responsável pela conceção e formalização de despachos normativos Responsável pelo envio de convocatórias de forma sistematizada e eficiente Responsável pela verificação da conformidade dos pedidos de despacho de nomeação de júris de mestrado e de doutoramento; Responsável pela verificação de concursos de professores e de agregações, elaboração dos respetivos despachos; Coordenar a devida articulação entre a Direção e os demais serviços centrais; Verifica a conformidade dos pedidos de contratação e de colaboração docente; Levantamento e tratamento de dados para efeitos estatísticos, internos ou externos; Elaboração de cartas para entidades externas e internas (reports institucionais; cartas informativas e de resposta institucional); Responsável por manter uma boa organização do arquivo, no âmbito dos assuntos e apoio ministrado; Elaboração e gestão de mailing lists (envio de convites; convocatórias; despachos institucionais e outra informação relevante); Responsável pela gestão da escala diária de trabalho dos motoristas afetos à Reitoria; Apoio administrativo nas atividades afetas às relações internacionais geridas pela área;

REQUISITOS TÉCNICO | COMPORTAMENTAIS:

Licenciatura preferencialmente nas áreas sociais; de secretariado ou outra relevante para a função; Experiência profissional mínima de 5 anos em áreas de gestão e apoio administrativo; Experiência técnica comprovada na área de gestão e apoio administrativo; Experiência na gestão de agendas e convocatórias Experiência na formalização de despachos e documentos normativos Capacidade para gerir projectos e processos de melhoria continua com a respetiva sistematização de fluxos/workflows e regras; Domínio das ferramentas Microsoft Office; Domínio escrito da língua inglesa como utilizador independente (nível mínimo B2, segundo o quadro de referência dos níveis linguísticos); Preocupação constante na gestão eficiente dos recursos sem perder a desejada eficácia de concretização dos objetivos estabelecidos; Experiência comprovada de trabalho em equipa e capacidade de gerir processos de forma autónoma; Elevada capacidade de comunicação, oral e escrita; Pensamento criativo / inovador e sentido crítico (na resolução de problemas e implementação de soluções); Postura proactiva e resiliente e forte orientação para resultados; Forte capacidade de análise, planeamento e organização; Elevado sentido de responsabilidade e disponibilidade; Forte maturidade e idoneidade; Disponibilidade para eventuais deslocações e estadias (pontuais); Disponibilidade imediata;